Een reiskostenvergoeding is een bedrag dat je als werkgever betaalt voor de reiskosten van je medewerker, zoals woon-werkverkeer en zakelijke ritten.
In het kort
- Wettelijk ben je niet verplicht een reiskostenvergoeding te geven. Je cao kan het wel verplichten.
- In 2026 mag je 0,25 euro per kilometer belastingvrij vergoeden. Dat geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari.
- Reist je medewerker met het openbaar vervoer, dan mag je de werkelijke kosten belastingvrij vergoeden.
- Vergoed je meer, dan valt het verschil onder de werkkostenregeling of is het loon.
Hoeveel mag je belastingvrij vergoeden?
Voor reizen met eigen vervoer, zoals een auto, fiets of scooter, mag je in 2026 maximaal 0,25 euro per kilometer belastingvrij vergoeden. Tot en met 2025 was dat 0,23 euro. De verhoging staat in een bericht van de Belastingdienst. Het maakt niet uit hoe je medewerker reist, of wat het hem echt kost.
Reist je medewerker met het openbaar vervoer, dan mag je ook de werkelijke kosten vergoeden, bijvoorbeeld op basis van kaartjes of een abonnement.
Vaste of variabele vergoeding?
Je kunt de vergoeding per rit uitbetalen, op basis van de werkelijk gereden kilometers. Of je spreekt een vast bedrag per maand af.
Bij een vaste vergoeding ga je uit van een vast aantal reisdagen. Reist je medewerker vijf dagen per week naar het werk, dan mag je rekenen met maximaal 214 dagen per jaar. Werkt hij minder dagen, dan reken je naar verhouding. Is je medewerker lang ziek of werkt hij vaak thuis, dan moet je de vaste vergoeding soms aanpassen.
Wat als je meer vergoedt?
Geef je meer dan 0,25 euro per kilometer, dan is het verschil belast. Je kunt het verschil ook aanwijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Dan betaalt je medewerker er geen belasting over.
Thuiswerken
Werkt je medewerker een dag thuis, dan mag je voor die dag geen reiskostenvergoeding geven, maar wel een thuiswerkvergoeding. Beide op dezelfde dag belastingvrij vergoeden mag niet.
Verschilt het per branche?
De fiscale regels zijn voor iedereen gelijk. Wat per branche verschilt, is of je cao een vergoeding verplicht. Sommige cao's schrijven een vergoeding voor vanaf een bepaalde afstand, of geven extra vergoeding voor late diensten waarbij er geen openbaar vervoer meer rijdt. Check je cao.
Veelgestelde vragen
Krijgt een oproepkracht ook reiskosten?
Alleen als dat in de cao of het contract staat. Je vergoedt dan meestal per gewerkte dienst.
Moet ik reiskosten vergoeden voor een zakelijke rit?
Wettelijk niet, maar het is wel gebruikelijk. Daarvoor geldt dezelfde 0,25 euro per kilometer belastingvrij.
Staat de reiskostenvergoeding op de loonstrook?
Ja. Zet hem apart op de loonstrook, zodat duidelijk is dat het geen loon is.
Deze informatie is bedoeld ter algemene oriëntatie en is geen fiscaal advies. Check altijd de actuele regels van de Belastingdienst, of vraag het een expert.
