Je contracten zijn getekend, je rooster staat en de loonstroken gaan op tijd de deur uit. Alles lijkt te kloppen. Tot er een brief van een advocaat op de mat valt. Of een oud-medewerker een rekening stuurt voor vakantiedagen van jaren geleden.
De duurste HR-fouten maak je niet bewust. Het zijn regels waarvan je dacht dat je ze kende. Of regels die stilletjes zijn veranderd. Ook ervaren HR-managers lopen er tegenaan.
Daarom zetten we per branche drie fouten op een rij die je niet ziet aankomen. Onder elke branche download je de volledige checklist.
In de horeca draait alles om flexibel inzetten. Gasten komen, gasten blijven weg, en je team schuift mee. Juist in die flexibiliteit zitten de regels die je het makkelijkst mist.
Het is dinsdagochtend, de reserveringen vallen tegen en je belt drie mensen af voor vanavond. Geen werk, geen loon, zou je zeggen. Maar volgens de horeca-cao roep je een oproepkracht minimaal 24 uur van tevoren op. Trek je die oproep binnen 24 uur in, of verander je de tijden, dan betaal je de dienst gewoon. Drie keer dus, terwijl er niemand heeft gewerkt.
De oplossing is simpel, alleen niet altijd makkelijk: roep pas op als je zeker weet dat je iemand nodig hebt. Kijk naar je reserveringen, naar dezelfde week vorig jaar, naar het weer. En leg vast wanneer je iemand hebt opgeroepen, zodat je het later kunt aantonen.
Zolang er geen vaste uren in het contract staan, blijf je flexibel. Dat klopt, een jaar lang. Werkt een oproepkracht twaalf maanden bij je, dan moet je hem binnen een maand schriftelijk een vast aantal uren aanbieden. Minimaal het gemiddelde van dat jaar. Zegt hij nee, dan doe je na de volgende twaalf maanden gewoon weer een aanbod.
Vergeet je dat aanbod, dan wordt het duur. Je medewerker heeft dan recht op loon over het gemiddelde, ook over uren die hij nooit heeft gewerkt. Zet daarom bij elke oproepkracht de startdatum in je agenda, met een herinnering na elf maanden. Werk je met Mr Einstein? Dan versturen wij het aanbod automatisch op het juiste moment. Meer over de regels lees je in onze blog over de oproepkracht in de horeca.
Een 15-jarige die glazen ophaalt of een cola naar tafel brengt. Wat is daar mis mee, hij schenkt toch geen alcohol? Sinds 18 november 2024 maakt dat niet meer uit. Medewerkers onder de 16 mogen niet werken in een ruimte waar alcohol geschonken kán worden. In de keuken of bij de afwas mag het wel, net als op momenten dat er in die ruimte geen alcohol geschonken kan worden. Alleen voor vmbo-leerlingen die het werk doen voor hun opleiding geldt een uitzondering.
Komt de Nederlandse Arbeidsinspectie langs, dan is de boete voor jou. Geef je jongste medewerkers daarom een vaste plek achter de schermen, en zet hun geboortedatum zichtbaar in je rooster.
Wil je weten wat je nog meer over het hoofd ziet?
In de checklist voor de horeca vind je meer fouten die je niet ziet aankomen. Per fout lees je hoe het echt zit en hoe je hem voorkomt.
In retail werk je vaak met scholieren op zaterdag en een vaste ploeg die jaren blijft. Twee heel verschillende groepen, allebei met hun eigen valkuilen.
De meeste werkgevers weten het wel: wettelijke vakantiedagen vervallen een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Minder bekend is dat dat alleen geldt als je medewerker ze echt kon opnemen. En als jij hem op tijd en persoonlijk hebt laten weten hoeveel dagen er openstaan, tot wanneer, en dat hij ze kwijtraakt als hij niets doet. Een zinnetje in het personeelshandboek is niet genoeg.
Kun je dat niet aantonen, dan blijven de dagen gewoon staan. Tot iemand uit dienst gaat en ze komt ophalen. In een zaak die in 2023 bij de Hoge Raad eindigde, moest een werkgever zo ruim € 62.000 betalen voor dagen die sinds 2012 openstonden. Stuur daarom aan het begin van elk jaar iedereen een persoonlijk overzicht, en zorg dat er in je rooster ook echt ruimte is om die dagen op te nemen.
Een zaterdaghulp is een zaterdaghulp. Tot hij 15 is. Voor leerplichtige 15-jarigen gelden strenge grenzen: maximaal 2 uur op een schooldag, 8 uur op een vrije dag en 12 uur in een schoolweek. Laat je hem op zondag werken, dan moet de zaterdag ervoor vrij zijn. Dat wringt nogal met de naam zaterdaghulp.
Gaat het mis, dan krijg jij de boete. Niet je medewerker, en ook niet zijn ouders. Zet de geboortedatum van je jongste collega's zichtbaar in je planning, dan zie je in één oogopslag wie onder welke regels valt.
Je hebt een medewerker die het prima vindt om op zondag te werken. Handig, want november en december zitten vol koopzondagen. Toch kun je hem niet elke week inplannen. Volgens de wet heeft iedereen recht op minimaal 13 vrije zondagen per jaar. Afwijken mag alleen als je cao dat toestaat én je medewerker ermee instemt. Val je onder de cao Retail Non-Food, dan is zondagwerk bovendien vrijwillig en heeft iedereen recht op één roostervrije zaterdag of zondag per maand.
Rooster je structureel te veel zondagen in, dan overtreed je de Arbeidstijdenwet. En bij een conflict is je eigen rooster het bewijs. Tel daarom per medewerker de gewerkte zondagen bij, zeker in de drukke maanden.
Wil je weten wat je nog meer over het hoofd ziet?
In de checklist voor retail vind je meer fouten die je niet ziet aankomen. Per fout lees je hoe het echt zit en hoe je hem voorkomt.
De uitzendbranche verandert in hoog tempo. Nieuwe cao, nieuwe wet, nieuwe termijnen. Juist ervaren bureaus lopen daardoor risico, want je doet het zoals je het altijd deed.
De toelatingsplicht gaat pas in 2027 in en de Arbeidsinspectie handhaaft vanaf 2028. Tijd zat, zou je denken. Maar wie gebruik wil maken van de overgangsregeling, meldt zich aan tussen 1 november en 31 december 2026. Ben je te laat, dan val je er niet onder.
Dat raakt ook je opdrachtgevers. Wie inleent bij een bureau zonder toelating, riskeert zelf een boete. Die gaan dus kritisch naar jou kijken. Meld je aan via toelatinguitleenmarkt.nl en check wat er voor jouw bureau geldt, ook als je al een keurmerk hebt.
Jarenlang was het helder: kloppen de elementen van de inlenersbeloning, dan zit je goed. Sinds 1 januari 2026 is dat anders. In de cao voor uitzendkrachten is de inlenersbeloning vervangen door gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden. Het hele pakket van je uitzendkracht moet gelijkwaardig zijn aan dat van het vaste personeel bij je opdrachtgever. Dus ook het scholingsbudget, de fietsregeling of de sportvergoeding.
Vraag je alleen het loongebouw op, dan mis je een deel van dat pakket. En dat kan later terugkomen als claim of nabetaling. Vraag daarom bij elke opdrachtgever het volledige pakket op, en leg vast wat je hebt ontvangen.
Een uitzendkracht stopt een paar maanden en komt daarna terug. Dan begint de fasetelling toch opnieuw? Alleen als de pauze zes maanden of langer duurde. Is hij korter, dan telt alles gewoon door. En met de Wet meer zekerheid flexwerkers wordt die termijn straks fors langer.
Wie dat mist, ziet een uitzendkracht eerder in een volgende fase belanden dan gedacht, met alle rechten die daarbij horen. Houd daarom per uitzendkracht bij wanneer hij voor het laatst werkte, los van de einddatum van zijn contract.
Wil je weten wat je nog meer over het hoofd ziet?
In de checklist voor de uitzendbranche vind je meer fouten die je niet ziet aankomen. Per fout lees je hoe het echt zit en hoe je hem voorkomt.
Liever dat iemand met je meekijkt? Bij Mr Einstein zitten de regels in de software en de kennis bij onze HR-experts. Zij denken vrijblijvend met je mee.
Deze informatie is bedoeld als algemene oriëntatie en is geen juridisch advies. Check altijd je eigen contracten en cao, of vraag het een HR-expert. Laatst bijgewerkt: oktober 2026.