Ziek tijdens vakantie: wat zijn de regels voor werkgevers?

Je medewerker belt vanuit Spanje. Hij is ziek. De vraag die je dan stelt is simpel: zijn dit vakantiedagen of ziektedagen? Het antwoord is helder. Maar de praktijk is wat grilliger. Dit is wat je moet weten.

Vakantiedagen of ziektedagen?

Wordt een medewerker ziek tijdens vakantie, dan stopt de vakantie en start de ziekte. De dagen waarop hij ziek is gaan niet van zijn vakantiesaldo af. Hij houdt het recht om die dagen later alsnog op te nemen. Dat is vastgelegd in de regels bij ziekte van de Rijksoverheid.

Dat geldt voor wettelijke vakantiedagen. Voor bovenwettelijke vakantiedagen heb je wat meer ruimte. Je kunt vooraf schriftelijk afspreken, in de arbeidsovereenkomst of cao, dat ziektedagen tijdens vakantie toch als vakantiedagen gelden. Maar alleen met instemming van de medewerker.

Hoe meldt een medewerker zich ziek tijdens vakantie?

Gewoon via het verzuimprotocol. Ziek is ziek, ook op het terras in Portugal. De medewerker meldt zich zo snel mogelijk bij de leidinggevende of HR, op de manier die in jouw organisatie gebruikelijk is.

Wat je als werkgever mag vragen:

• Het adres of telefoonnummer waarop de medewerker bereikbaar is
• De verwachte duur van de ziekte
• Of er lopende afspraken zijn die overgenomen moeten worden

Wat je níet mag vragen: wat er precies aan de hand is. De aard van de ziekte blijft privé.

Zorg dat je verzuimprotocol ook de regels voor ziekmeldingen vanuit het buitenland bevat. Kennen medewerkers de regels niet, dan kun je je er als werkgever ook niet op beroepen.

Ziek tijdens vakantie in het buitenland

Dezelfde regels, andere praktijk. De medewerker kan niet naar de Nederlandse bedrijfsarts. Wat dan wel:

• Laat hem een arts bezoeken in het vakantieland en bewijs bewaren van de diagnose en verwachte ziekteduur
• Binnen de EU kan hij zich melden bij een vergelijkbare controle-instantie als het UWV in dat land
• Buiten de EU gelden de Nederlandse regels en kun je binnen redelijke grenzen vragen dat de medewerker terugkeert als zijn toestand dat toelaat
• Twijfel je aan de buitenlandse verklaring? Je mag een second opinion vragen bij een andere arts in het vakantieland

Mag je de ziektedagen toch als vakantiedagen aanmerken?

Niet zomaar. Maar het kan, in twee situaties:

1. De medewerker stemt achteraf in
2. Je hebt het vooraf schriftelijk afgesproken

Op het moment van de ziekmelding kun je vragen of hij ondanks zijn ziekte toch heeft kunnen genieten van zijn vakantie. Zegt hij ja, dan kan hij instemmen dat de dagen als vakantiedagen gelden. Dit mag alleen voor bovenwettelijke vakantiedagen.

In de arbeidsovereenkomst of cao kun je vastleggen dat ziektedagen tijdens vakantie als vakantiedagen worden aangemerkt. Ook dit geldt alleen voor bovenwettelijke vakantiedagen.

Mag een zieke medewerker op vakantie?

Ja. Een zieke medewerker heeft gewoon recht op vakantie. Hij dient een regulier vakantieverzoek in en jij kunt de bedrijfsarts vragen te beoordelen of de vakantie de re-integratie niet belemmert. Zijn er geen medische bezwaren? Dan mag hij gaan. Alleen een zwaarwegend bedrijfsbelang kan dan nog roet in het eten gooien.

Gaat hij op vakantie tijdens ziekte, dan zijn het vakantiedagen. De re-integratieverplichtingen gelden tijdens de vakantie niet.

Wat mag je als werkgever niet?

Even op een rij:

• Je mag niet vragen naar de aard of diagnose van de ziekte
• Je mag vakantiedagen niet zomaar afboeken als ziektedagen zonder instemming
• Je mag de medewerker niet verplichten terug te komen als hij medisch niet kan reizen
• Je mag een zieke medewerker vakantie niet weigeren zonder medisch advies

Regel het goed, voor je het nodig hebt

De regels werken alleen als je medewerkers weten wat ze moeten doen. Leg in je verzuimprotocol helder vast hoe en bij wie ze zich ziekmelden, ook vanuit het buitenland. Bespreek het bij indiensttreding en herhaal het voor de zomervakantie. Dan bel jij die Spaanse zon in met een gerust hart.

Mr. Einstein helpt werkgevers met de personeels- en verzuimadministratie. Van ziekmelding tot dossieropbouw: wij zorgen dat de administratie klopt zodat jij je kunt focussen op je mensen.

Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?