Wat is salarisadministratie? En wat kost het uitbesteden?

Elke maand moet het kloppen: het juiste bedrag op de rekening van je medewerker, de juiste afdracht aan de Belastingdienst en een correcte loonstrook in de inbox. Dat is salarisadministratie in een notendop. Maar er zit veel meer achter.

Wat doet een salarisadministratie?

Salarisadministratie omvat alle taken rondom de verwerking van loon voor medewerkers. Concreet gaat het om:

• Berekenen van het brutoloon op basis van uren, toeslagen en contractafspraken
• Verwerken van loonheffingen (loonbelasting en sociale premies)
• Loonaangifte doen bij de Belastingdienst
• Uitbetalen van nettoloon aan medewerkers
• Opstellen en versturen van loonstroken
• Jaaropgaven opstellen voor medewerkers
• Bijhouden van vakantiedagen, vakantiegeld en verlof
• Verwerken van cao-afspraken en pensioenregelingen
• Bijhouden van personeelsdossiers conform de privacywetgeving (AVG)
• Verwerken van ziekte, zwangerschapsverlof en andere bijzondere situaties

Wat zijn je verplichtingen als werkgever?

Als werkgever ben je wettelijk verplicht een correcte salarisadministratie bij te houden. De belangrijkste verplichtingen:

• Maandelijkse loonaangifte bij de Belastingdienst
• Tijdige en correcte loonbetaling aan medewerkers
• Verstrekken van een loonstrook bij elke uitbetaling
• Jaaropgave verstrekken vóór 1 februari van het opvolgende jaar
• Bewaarplicht van loongegevens van minimaal 7 jaar

Maak je fouten? Dan riskeer je boetes van de Belastingdienst, naheffingen of een conflict met medewerkers over foutief uitbetaald loon.

Zelf salarisadministratie doen of uitbesteden?

Als werkgever heb je de keuze: je regelt de salarisadministratie zelf, of je besteedt het uit. Beide opties hebben voor- en nadelen.

Zelf doen

Je hebt volledige controle en directe toegang tot alle gegevens. Maar je hebt actuele kennis nodig van de toepasselijke cao, belastingwetgeving en loonaangiftesystemen. En die regels veranderen regelmatig. Een fout kost al snel meer dan de besparing oplevert.

Uitbesteden

Een specialist verwerkt alles correct en tijdig. Je hoeft geen kennis bij te houden van veranderende wetgeving. Je betaalt een vaste vergoeding per medewerker per maand en weet precies waar je aan toe bent.

Waarom salarisadministratie uitbesteden?

Voor veel ondernemers zijn dit de doorslag gevende redenen om de salarisadministratie uit handen te geven:

• Cao-regels veranderen regelmatig en correcte toepassing vraagt specialistische kennis
• Wisselende uren, toeslagen en bijzondere situaties maken handmatig verwerken tijdrovend en foutgevoelig
• Fouten in de loonaangifte leiden tot boetes of naheffingen van de Belastingdienst
• Je tijd gaat zitten in je kern: ondernemen, niet administreren

Wat kost salarisadministratie uitbesteden?

De kosten van uitbestede salarisadministratie variëren per aanbieder en hangen af van het aantal medewerkers en de complexiteit van de loonverwerking. Vaak wordt gewerkt met een vast bedrag per loonstrook per maand. Vraag altijd een offerte op basis van jouw specifieke situatie.

Salarisadministratie uitbesteden aan Mr. Einstein

Mr. Einstein helpt ondernemers met de volledige salarisadministratie. Van loonberekening tot loonaangifte en van loonstroken tot jaaropgaven: wij verwerken alles correct en tijdig. Zodat jij je kunt focussen op ondernemen.

Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?