De werkkostenregeling (WKR) bepaalt wat je als werkgever belastingvrij aan je medewerkers mag geven of vergoeden, naast hun loon.
De vrije ruimte is een budget dat je per jaar belastingvrij mag besteden aan je medewerkers. Denk aan een kerstpakket, een cadeaubon of een personeelsuitje. Je wijst die vergoedingen zelf aan als eindheffingsloon. Je medewerker betaalt er dan geen belasting over.
De actuele percentages vind je bij de Belastingdienst. Een voorbeeld: is je totale loonsom in een jaar 300.000 euro, dan is je vrije ruimte 2 procent daarvan, oftewel 6.000 euro.
Ga je over de vrije ruimte heen, dan betaal jij over het bedrag daarboven 80 procent eindheffing. Die bereken je na afloop van het jaar en geef je aan in de aangifte loonheffingen over februari van het jaar erna.
Een aantal vergoedingen is altijd belastingvrij en gaat dus niet van de vrije ruimte af:
Een vergoeding binnen de vrije ruimte moet wel gebruikelijk zijn. Geef je één medewerker veel meer dan in vergelijkbare situaties normaal is, dan kan de Belastingdienst dat aanmerken als gewoon loon. Volgens de Belastingdienst is tot 2.400 euro per medewerker per jaar in elk geval gebruikelijk.
Houd ook goed bij wat je via de WKR geeft. Dan zie je op tijd of je over de vrije ruimte heen gaat.
Per 1 januari 2027 verdwijnt de aparte vrijstelling voor personeelskorting. Dat staat in het Belastingplan 2027, dat het parlement nog moet aannemen. Korting op je eigen producten of diensten komt dan uit de vrije ruimte, en moet net als andere vergoedingen gebruikelijk zijn. Werk je met personeelskorting, bijvoorbeeld in de retail, houd dit dan in de gaten.
De regels zijn voor iedereen gelijk. Wat per branche verschilt, is wat je uit de vrije ruimte betaalt. In de retail gaat er bijvoorbeeld vaak personeelskorting naar toe, in de horeca een gratis maaltijd tijdens de dienst. Ook je cao kan vergoedingen voorschrijven die je via de WKR regelt.
Ja. Een kerstpakket kun je aanwijzen als eindheffingsloon en betalen uit de vrije ruimte.
Niets. Niet gebruikte ruimte vervalt aan het eind van het jaar. Je kunt hem niet meenemen naar het volgende jaar.
Nee, de regeling geldt automatisch voor elke werkgever. Je moet wel per vergoeding bepalen of je hem als eindheffingsloon aanwijst, en dat vooraf doen.
Deze informatie is bedoeld ter algemene oriëntatie en is geen fiscaal of juridisch advies. Check altijd de actuele regels van de Belastingdienst, of vraag het een expert.