Loonstrook

Een loonstrook is het overzicht dat je medewerker bij zijn loon krijgt. Erop staat hoe je van het brutoloon bij het nettoloon komt. Officieel heet het een loonspecificatie.

In het kort

• Je bent wettelijk verplicht een loonstrook te geven.
• Dat moet bij de eerste loonbetaling en elke keer als er iets verandert. In de praktijk doe je het elke periode.
• Digitaal mag, bijvoorbeeld in een app of portaal.
• Je bewaart loonstroken minimaal zeven jaar.

Wat moet er op een loonstrook staan?

De wet schrijft een aantal gegevens voor:

• de naam van jou als werkgever en van je medewerker;
• de periode waarover je het loon betaalt;
• de arbeidsduur, dus het aantal uren;
• het brutoloon, en waaruit dat bestaat, zoals het basisloon, toeslagen en overuren;
• alle inhoudingen, zoals de loonheffing en een eventuele pensioenpremie;
• het nettoloon dat je uitbetaalt;
• het minimumloon en de minimum vakantiebijslag die voor je medewerker gelden.

Op de meeste loonstroken staat meer, zoals het opgebouwde vakantiegeld, het saldo van vakantiedagen en of de loonheffingskorting is toegepast. Dat is niet verplicht, maar wel handig.

Waarom is een goede loonstrook belangrijk?

De loonstrook is voor je medewerker de manier om te controleren of hij goed betaald wordt. Een duidelijke loonstrook voorkomt vragen en discussie. En bij een controle van de Arbeidsinspectie of de Belastingdienst laat hij zien wat je betaald hebt.

Zet vergoedingen die belastingvrij zijn, zoals een reiskostenvergoeding, apart op de loonstrook. Dan is duidelijk dat het geen loon is.

Hoe lang bewaar je loonstroken?

Loonstroken horen bij je loonadministratie. Daarvoor geldt de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Je medewerker hoeft ze niet te bewaren, maar het is wel slim, bijvoorbeeld voor een hypotheek of een uitkering.

Verschilt het per branche?

De verplichte gegevens zijn voor iedereen gelijk. Wat verschilt, is wat er per branche op de loonstrook komt. In de horeca en retail zie je vaak toeslagen voor avond-, nacht- of zondagwerk. Bij oproepkrachten en uitzendkrachten staat er vaak maandelijks vakantiegeld en een reservering voor vakantiedagen op. Je cao bepaalt welke toeslagen er gelden.

Veelgestelde vragen

Mag ik de loonstrook alleen digitaal geven?

Ja. Je medewerker moet er wel makkelijk bij kunnen, en hem kunnen opslaan of printen.

Moet ik ook een loonstrook geven als er niets verandert?

Wettelijk niet, maar bijna alle werkgevers doen het toch, omdat het loon zelden precies gelijk blijft.

Wat is een jaaropgave?

Dat is het overzicht van het hele jaar: het totale loon en de ingehouden loonheffing. Je geeft die na afloop van het jaar, voor de belastingaangifte van je medewerker.

Wil je loonstroken waar niemand vragen over heeft?

Onze salarisexperts verzorgen ze voor je.

Deze informatie is bedoeld ter algemene oriëntatie en is geen juridisch advies. Check altijd ook je cao, of vraag het een expert.