De jaaropgaaf is het overzicht dat je als werkgever na afloop van elk jaar aan je medewerkers geeft. Er staat op hoeveel loon iemand dat jaar bij jou verdiende en hoeveel loonheffing je hebt ingehouden.
Je bent verplicht om elke medewerker die dat jaar loon van je kreeg een jaaropgaaf te geven. Ook als iemand maar een paar maanden bij je werkte. Werkt iemand bij meerdere werkgevers, dan krijgt hij van elke werkgever een eigen jaaropgaaf. Je medewerker gebruikt hem voor zijn aangifte inkomstenbelasting, of als bewijs van inkomen bij bijvoorbeeld een hypotheek.
Op de jaaropgaaf staan in elk geval het fiscale loon, de ingehouden loonheffing en de toegepaste arbeidskorting. Die gegevens neem je over uit de loonstaat van je medewerker. Hoe de jaaropgaaf eruitziet, bepaal je zelf. De Belastingdienst heeft een model jaaropgaaf met alle verplichte gegevens. Je mag er ook meer op zetten, zoals een onbelaste reiskostenvergoeding. Je mag de jaaropgaaf ook digitaal geven, of de laatste loonstrook van het jaar als jaaropgaaf gebruiken. Dat staat in het Handboek Loonheffingen 2026.
Je geeft hem na afloop van het jaar, ook als je medewerker er niet om vraagt. Een vaste uiterste datum is er niet, meestal krijgen medewerkers hem in januari of februari. Gaat iemand in de loop van het jaar uit dienst, dan mag je de jaaropgaaf ook dan al geven. De jaaropgaaf is iets anders dan de loonstrook: die krijgt je medewerker bij elke betaling, de jaaropgaaf één keer per jaar.
Met een goede salarisadministratie rolt de jaaropgaaf er na de laatste verloning van het jaar vanzelf uit. Meer daarover lees je op onze pagina over salarisadministratie.
Deze informatie is bedoeld ter algemene oriëntatie en is geen fiscaal of juridisch advies. Check altijd de actuele regels van de Belastingdienst, of vraag het een expert.